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事例詳細

Case 101

ID発行の手間をゼロに
協力会社への「急な調査依頼」をURLひとつで完結させる方法

client :自治体・建設コンサルタント 様

Problem
課題

《外部への「応援依頼」を躊躇させる、管理と集計の限界》

繁忙期や緊急点検で協力会社へ調査を依頼する際、デジタルの利便性よりも「準備と後処理」の負担が上回ってしまう課題がありました。

1. 臨時スタッフへの「IDやパスワード発行」の負担
応援スタッフ全員にシステムのアカウントを発行し、ログイン設定や操作方法を周知するのは多大な工数がかかります。急ぎの現場ではこの「準備」が間に合わず、結局、使い慣れた紙の地図とデジカメによるアナログな調査に戻らざるを得ませんでした。

2. 会社ごとにバラバラな「情報の粒度」
協力会社や人によって尺度や感覚が違うため手書きメモや自由記述の記載内容はかなり異なります。また、写真のアングル不足や記述の不備(表記揺れ)が多発。調査品質を一定に保つためのマニュアル作成や、現地での説明コストが管理者の大きな負担となっていました。

3. 散らばったデータの「回収と統合」のパンク
調査後、各社からメール、LINE、USBメモリなど別々の手段でバラバラに届く写真と記録。それらを自社の台帳フォーマットへ一つひとつ手作業で統合し、地図と照合して仕分ける作業は、膨大な事務工数を生み出し、報告書作成の最大のボトルネックとなっていました。

悩む男性のイラスト

offer
提供

URLひとつで即調査開始。協力会社を「ワンチーム」にする共有の仕組み
「REPORT&SHARE」は、ID管理の壁を取り払い、外部への調査依頼を「URLを送るだけ」というシンプルな形に再定義しました。

1. ID不要、URLだけで「今すぐ」調査開始
応援スタッフに個別のアプリやIDを発行する必要はありません。発行された「ゲストURL」を共有し、URLを開くだけで即座にブラウザから調査画面にアクセス可能です。さらに、システム画面もシンプルな設計にしているため、初めて触った方でも迷わずに使い始めることができました。現場でのログインエラーや設定のトラブルをゼロにし、応援部隊を瞬時に「動ける実戦戦力」へと変えます。

2. 投稿フォーマットの統一による「調査品質の標準化」
あらかじめ「撮影項目」や「必須入力項目」を選択式(プルダウン等*で設定しておくことで、どの会社のスタッフであっても、同じルールに沿った投稿がシステム的に強制されます。「必要なアングルが足りない」「記述のニュアンスがバラバラ」といった不備を未然に防ぎ、情報の粒度を統一します。

3. 投稿データが自社フォーマットに「自動集約」
各スタッフが投稿した写真や記録は、リアルタイムでクラウド上の1つのデジタル地図に集約されます。会社ごとにバラバラな形式(メールやUSBなど)で届くデータを回収・整理する手間はなくなり、CSV出力とExcelマクロ連携を用いれば、「調査完了と同時に、自社の指定台帳が完成している」状態を実現できます。

4. リアルタイムな進捗確認と「撤収前」のフィードバック
管理者は事務所にいながら、全スタッフの調査状況(誰がどこを終えたか)を地図上で一括把握できます。写真のブレやアングル不足などの不備があっても、現場スタッフが次の場所に移動する前に電話等で即座に再撮影の指示が出せるため、遠隔地の協力会社に対しても、対面以上の確実なコントロールが可能になります。

result
結果

  • 事務工数を大幅削減。外部リソースを最大限に活かせる機動力を実現
    ゲストURLによる「外部連携の簡略化」は、繁忙期の業務フローを劇的に変え、管理者の負担を最小限に抑えながら調査のスピードアップを実現しました。

    1. 初動のスピードアップと「説明コスト」の激減
    ID発行やアプリの初期設定にかかっていた時間がゼロになり、依頼したその日のうちに調査を開始できる機動力を手に入れました。操作画面が統一されているため、各会社への細かな指示出しやレクチャーの手間も最小限に抑えられ、現場の立ち上げが極めてスムーズになりました。

    2. データの「回収・統合・仕分け」作業が消滅
    これまでは各社から届くバラバラな形式のデータを整理するのに数日を要していましたが、投稿された瞬間にクラウド上の「1枚のデジタル地図」へ自動集約されるため、回収・統合の手間が完全に消滅しました。「調査が終わった=整理も終わっている」状態になり、CSV出力による報告書作成までのリードタイムが劇的に短縮されました。

    3. 「再調査なし」で納品品質を確保
    入力フォームを選択式や必須項目として固定したことで、誰が調査しても必要な写真や属性情報が漏れなく揃うようになりました。後からの不足発覚による再調査がなくなったことで、外注コストの最適化と、納品データの高い信頼性を同時に達成しました。

    4. 繁忙期の「管理者パンク」を回避
    データの集計や不備の確認をリアルタイムで行えるため、繁忙期にありがちな「成果物の山に埋もれる」事態を回避できました。管理者が本来の役割である全体の進捗管理や品質チェックに専念できるようになり、チーム全体の生産性が大幅に向上しました。



    「REPORT&SHAR」の詳細はこちら
      ↓
    https://report-and-share.realglobe.jp/
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